Управление пользователями: добавление, редактирование и экспорт
Раздел «Пользователи» — центральное место для управления учётными записями сотрудников. Здесь можно добавлять новых пользователей по одному или массово через файл, редактировать данные каждого, отслеживать активность, экспортировать списки и назначать курсы.
Для перехода в раздел нажмите «Пользователи» в левом меню панели управления.
Что отображается в списке
Таблица пользователей содержит следующие столбцы:
- ФИО — имя сотрудника (кликабельная ссылка на профиль)
- Email — адрес электронной почты
- Дата регистрации — когда пользователь был добавлен в систему
- Последнее соединение — дата и время последнего входа на платформу
- Общее затраченное время (мин) — суммарное время обучения на платформе
Счётчик «Отфильтровано: N» в левом верхнем углу показывает общее количество пользователей с учётом активных фильтров.
Действия в строке пользователя
- ✏️ Карандаш — открывает форму редактирования данных пользователя
- 🗑️ Удалить — удаляет пользователя из системы
👤 1. Добавление одного пользователя
Используйте этот способ, когда нужно добавить одного нового сотрудника вручную.
Шаг 1. Нажмите «Добавить пользователей» — Кнопка расположена в правом верхнем углу раздела «Пользователи». Откроется модальное окно.
Шаг 2. Выберите вкладку «Добавить одного» — Вкладка активна по умолчанию при открытии модального окна.
Шаг 3. Заполните данные сотрудника — В форме доступны следующие поля:
- Email — адрес электронной почты (обязательное поле). На него придёт приглашение для входа.
- Фамилия, Имя, Отчество — ФИО сотрудника.
- Подразделение — структурное подразделение компании (выбирается из существующих в оргструктуре).
- Должность — занимаемая должность.
💡 Если у сотрудника несколько должностей, нажмите «+ Добавить ещё одну должность» — можно указать любое количество.
Шаг 4. Нажмите «Добавить» — Пользователь появится в списке и получит письмо с приглашением войти на платформу.
📊 2. Массовое добавление через .xlsx файл
Используйте этот способ для одновременного добавления большого числа сотрудников.
Шаг 1. Откройте вкладку «Загрузить .xlsx файл» — Нажмите «Добавить пользователей» → в модальном окне переключитесь на вкладку «Загрузить .xlsx файл». Вы увидите пошаговую инструкцию с тремя этапами.
Шаг 1: Выберите, с чего начать
Доступны два варианта:
- Скачать пустой шаблон — нажмите ссылку «Скачать пустой шаблон». Загрузится готовый .xlsx файл с нужными столбцами и без данных. Используйте этот вариант для добавления новых сотрудников.
- Выгрузить текущих пользователей — нажмите ссылку «Выгрузить текущих пользователей». Загрузится .xlsx файл с данными всех существующих пользователей платформы. Используйте этот вариант, чтобы скорректировать данные уже добавленных сотрудников — отредактируйте нужные строки и загрузите файл обратно.
Шаг 2: Заполните или обновите данные
Откройте скачанный файл и заполните его данными сотрудников. При заполнении учитывайте следующее:
- Email — обязательный уникальный идентификатор каждого пользователя.
- Подразделение — для автоматического добавления сотрудника в оргструктуру укажите корректный код подразделения. Убедитесь, что коды актуальны в разделе «Орг. структура» перед загрузкой.
- Пользователи без кода подразделения — будут добавлены в систему, но не попадут в оргструктуру автоматически.
⚠️ Перед массовой загрузкой убедитесь, что оргструктура и коды подразделений актуальны. Пользователи с неверным или отсутствующим кодом подразделения не будут автоматически привязаны к нужному отделу.
Шаг 3: Загрузите заполненный файл
- Нажмите кнопку «Выберите файл...» в блоке «Загрузите заполненный файл».
- Выберите подготовленный .xlsx файл на вашем компьютере.
- Нажмите «Загрузить файл». Система обработает файл: новые пользователи будут добавлены, изменения в существующих — применены.
💡 Один и тот же файл работает и для добавления новых, и для обновления существующих пользователей — укажите email тех, кого нужно обновить, и новые данные по ним будут применены.
⬇️ 3. Экспорт списка сотрудников
Платформа предоставляет два способа выгрузить данные о пользователях в зависимости от цели:
Способ | Где найти | Когда использовать |
|---|---|---|
Скачать отчет | Кнопка «Скачать отчет» в верхней панели раздела «Пользователи» | Быстрая выгрузка отчёта по пользователям для анализа или архива. Файл скачивается автоматически. |
Выгрузить текущих пользователей | «Добавить пользователей» → вкладка «Загрузить .xlsx файл» → ссылка «Выгрузить текущих пользователей» | Когда нужно обновить данные сотрудников: скачайте файл, отредактируйте нужные строки и загрузите обратно. |
✏️ 4. Редактирование данных пользователя
Данные любого пользователя можно изменить непосредственно из списка — без необходимости пересоздавать учётную запись.
Шаг 1. Найдите нужного пользователя — Воспользуйтесь поиском или прокрутите список.
Шаг 2. Нажмите иконку карандаша ✏️ — Иконка расположена справа от email пользователя в строке таблицы. Откроется модальное окно «Редактировать информацию пользователя».
Шаг 3. Внесите изменения — Доступны для редактирования:
- Email — адрес электронной почты
- Фамилия, Имя, Отчество
- Должность — можно добавить дополнительные через «+ Добавить ещё одну должность»
- Статус — Активный или Неактивный. Неактивный пользователь не может войти на платформу.
Шаг 4. Нажмите «Сохранить» — Изменения применятся немедленно.
⚠️ Изменение статуса на «Неактивный» немедленно лишает пользователя доступа к платформе. Используйте эту функцию для временной блокировки аккаунта без удаления данных.
🔍 5. Поиск и фильтрация пользователей
Поиск
Нажмите кнопку «Поиск» в верхней панели и введите имя или email пользователя. Список обновится в реальном времени.
Фильтрация
Нажмите «Фильтровать», чтобы открыть панель фильтров. Доступны следующие параметры:
- Подразделение — фильтр по структурному подразделению
- Должность — фильтр по занимаемой должности
- Дата регистрации на платформе — диапазон «От» и «До» для выборки по дате регистрации
- Статус — Все / Активный / Неактивный
- Тип активности — фильтр по типу обучающей активности
После настройки параметров нажмите «Применить фильтр». Чтобы сбросить все фильтры — нажмите «Сбросить».
💡 Фильтры и поиск можно комбинировать. Счётчик «Отфильтровано: N» всегда показывает актуальное число пользователей, соответствующих заданным условиям.
Дополнительная информация
- Назначить курс сразу нескольким пользователям можно через кнопку «Назначить курс» в верхней панели — выберите нужных пользователей чекбоксами и нажмите кнопку.
- Удаление пользователя — действие необратимо. Перед удалением рассмотрите вариант перевода в статус «Неактивный» для сохранения истории обучения.
- Профиль пользователя — нажмите на имя сотрудника в списке, чтобы открыть полную карточку с историей обучения, назначенными курсами и статистикой.
Если у вас остались вопросы по тому как пользоваться платформой – напишите нам в чат поддержки или на почту help@evolveapp.org