База знаний: папки и управление доступом
База знаний — это раздел платформы для хранения и организации учебных материалов: курсов, документов, инструкций. Сотрудники видят только те материалы, к которым у них есть доступ — в зависимости от подразделения и должности. И могут искать любую информацию по тем документам/курсам, которые подключены к Базе Знаний. Подробнее об этом можно почитать в инструкции Рабта с базой знаний Эволв.
Структура Базы знаний строится по трём уровням:
- Категории — тематические вкладки в верхней части страницы (например, «Обслуживание клиентов»). Помогают сгруппировать материалы по темам.
- Папки — группы внутри категории. У каждой папки можно настроить отдельный список материалов и права доступа.
- Материалы — курсы и документы внутри папок. Видны только тем, кому открыт доступ к папке.
Как создать новую папку
Шаг 1. Откройте Базу знаний — В левом меню нажмите «База знаний». Откроется страница «Настройка базы знаний».
Шаг 2. Нажмите «+ Добавить новую папку» — Ссылка расположена внизу списка папок. Откроется диалоговое окно «Создать папку».
Шаг 3. Введите название папки — Введите понятное название, например «Стандарты сервиса» или «Онбординг новых сотрудников».
Шаг 4. Добавьте материалы — В поле «Материалы в папке» начните вводить название курса или документа. Найденный материал добавится в папку как тег — его можно удалить крестиком.
Шаг 5. Настройте доступ — В разделе «Кто получит доступ к документам в этой папке?» выберите:
Подразделения — выберите один или несколько отделов из иерархического списка. Можно выбрать как весь отдел, так и отдельное подразделение внутри него.
Должности — выберите конкретные должности, которым будет открыт доступ к этой папке.
Счётчик доступа — под фильтрами отображается строка «Документы будут доступны для N пользователей». Счётчик обновляется автоматически при изменении настроек.
Шаг 6. Нажмите «Сохранить новую папку» — Папка появится в списке на странице Базы знаний.
ℹ️ Если не выбрать ни одного подразделения и ни одной должности — доступ к папке получат все сотрудники («Все отделы»).
Как редактировать существующую папку
Чтобы изменить название, состав материалов или права доступа к уже созданной папке:
Шаг 1. Нажмите «Редактировать» — Кнопка находится справа от названия папки на главной странице Базы знаний.
Шаг 2. Внесите изменения — Откроется окно «Редактировать папку» — интерфейс идентичен созданию папки.
- Добавить материалы — используйте поле поиска «Найдите документы или курсы».
- Удалить материалы — нажмите крестик на теге нужного курса или документа.
- Изменить доступ — отредактируйте поля «Подразделения» и «Должности».
Шаг 3. Нажмите «Сохранить изменения»
Категории: тематические вкладки
Категории — это цветные вкладки в верхней части Базы знаний. Они помогают разделить материалы по темам или направлениям работы. Например: «Обслуживание клиентов», «Продажи», «HR».
Чтобы создать категорию:
- Нажмите кнопку «Добавить категорию» в правом верхнем углу страницы.
- Введите название категории.
- Выберите цвет вкладки — доступно 7 вариантов.
- Добавьте курсы и документы через соответствующие поля.
- Нажмите «Создать и добавить».
💡 Используйте категории для тематической навигации — так сотрудники быстрее находят нужные материалы по своему направлению работы.
Добавление документов в Базу знаний
Помимо курсов, в Базу знаний можно загрузить файлы (PDF, DOCX, таблицы и другие форматы). Для каждого документа также настраиваются права доступа.
Чтобы добавить документ:
- Нажмите кнопку «+ Добавить документ» в правом верхнем углу страницы.
- Введите название документа.
- Загрузите файл — перетащите его в зону загрузки или нажмите на область, чтобы открыть проводник.
- Выберите действия — что могут делать пользователи: просматривать и скачивать документ.
- Настройте доступ — выберите подразделения и должности. По умолчанию доступ открыт для всех сотрудников.
- Нажмите «Добавление документов» для сохранения.
Индексация материалов
Напротив каждого материала в папке есть переключатель «Индексация». Когда он включён, платформа индексирует содержимое материала — это позволяет ИИ-поиску находить нужную информацию внутри него. Для большинства материалов рекомендуется держать индексацию включённой.
Если у вас остались вопросы по тому как пользоваться платформой – напишите нам в чат поддержки или на почту help@evolveapp.org